Lope ist die erste Aufgabenverwaltung, die mit Lean-Prinzipien arbeitet. Sie berücksichtigt die Dauer Deiner Aufgaben und wieviel Zeit Du zur Verfügung hast. Du erhältst Warnungen, wenn es zu viel wird, und Du kannst dann frühzeitig Aufgaben oder Termine absagen, sie verschieben oder Dich entscheiden, länger zu arbeiten. Damit nichts liegen bleibt oder zu spät erledigt wird. So passen Deine verbleibenden Aufgaben zur vorhandenen Zeit. Lope priorisiert sie so, wie auch Du es tun würdest, und zeigt Dir nur die Wichtigsten an, damit Du nie den Überblick verlierst. Lope hilft Dir, immer das Richtige zu tun und zugleich Deine Aufgaben schneller abzuschließen als bisher, weil Du Dein Vorgehen planst, seltener unterbrichst und insgesamt viel weniger Stress hast. Und Du siehst jederzeit auf einen Blick, wie viel Du geschafft hast. Das gibt Dir ein tolles Gefühl. Und Du kannst sagen „es läuft.“
Lope verwendet die Erkenntnisse aus dem Lean Management, dass sich unsere Ziele nur mit der Reduzierung unserer (Aufgaben-) Bestände erreichen lassen und dass wir Aufgaben, die unterschiedlich lang sind, nur mit Zeitschätzung steuern können. Und Lope bildet das Verhalten von Menschen nach: Wir verzichten überall da auf Präzision, wo Schätzungen und ungefähre Lösungen viel schneller gehen und für den Zweck absolut ausreichend sind. Genauso macht das Lope und verzichtet auch deshalb auf alle Funktionen, die vielleicht schön, aber nicht notwendig sind.
Der Schlüssel ist, sich immer darauf zu konzentrieren, immer nur so wenige Aufgaben wie möglich im Bestand zu führen und damit den Überblick zu behalten. Dadurch, dass Du dann fokussierter arbeitest und Deine Zeit besser nutzt, verstärkt sich dieser Zustand selbst, sobald Du ihn einmal erreicht hast.
Dabei helfen Dir diese Kniffe:
- Achte immer darauf, dass Du Aufgaben in einem Rutsch und vollständig erledigst. Auch wenn Dich das einen Weg mehr kostet. Offene Restschritte sind oft unwichtig oder untergeordnet, aber die Aufgabe bleibt Dir erhalten, bis sie erledigt ist.
- Trage Dir Termine, die erst in zwei bis drei Wochen oder noch später gemacht werden müssen, lieber in den Kalender ein. Sobald Dich Dein Kalender erinnert, übernimm sie in den Aufgabenbestand oder erledige sie direkt.
- Reserviere Dir für größere Aufgaben gleich einen Termin in Deinem Kalender und erledige sie dann.
- Gib Deine Unteraufgaben oder Rückfragen so präzise wie möglich an andere, damit Du sicher sein kannst, dass die Ergebnisse zurückkommen oder sich der andere meldet, wenn er es nicht rechtzeitig schafft. Dann brauchst Du keine Merker zum Nachhaken zu führen.
- Übernimm in Projekten immer nur die aktuelle Aufgabe bzw. Aufgaben in Deinen Bestand und erledige sie zeitnah. Danach kümmerst Du Dich um die jeweils nächste.
- Dinge, die überhaupt nicht notwendig sind, die Du aber nicht vergessen willst, gehören nicht in die offenen Aufgaben, sondern in Deine „Memos.“ Schau ab und zu mal nach, ob Du Lust oder Zeit hast, Dich darum zu kümmern.
- Wenn eine Aufgabe einige Tage hartnäckig in Deinen Top 3 herumdümpelt, ohne dass Du sie erledigst, prüfe, ob Du sie überhaupt erledigen willst. Wenn nein, lösche sie. Keine Angst, falls das Thema doch wichtig war, kommt die Aufgabe ganz von allein zurück.
Ein Aufgabenbestand, in dem Du alle Aufgaben immer und mit Leichtigkeit innerhalb weniger Tage erledigst, hat nicht mehr als fünf bis fünfzehn Aufgaben.
Dein normales Arbeitsprofil gibt an, wieviel Arbeitszeit Dir täglich zur Verfügung steht. Diese Information nutzt Lope dazu, Dir in der Aufgabenübersicht anzuzeigen, wie viele Tage Du brauchen wirst, um alle Deine offenen Aufgaben zu erledigen. Damit kannst Du bei jeder neuen Aufgabe sofort sagen, bis wann Du sie erledigt haben wirst. In den Einstellungen kannst Du hinterlegen, ab wieviel Tagen Reichweite Du vor einem zu hohen Bestand gewarnt werden willst. Sie wird dann farblich in gelb oder rot angezeigt).
In Deinem Kalender stehen Deine Termine. In der Zeit, in der Du in Terminen bist, kannst Du nicht an Deinen Aufgaben arbeiten. Um Deine freie Zeit für Deine Aufgaben zu ermitteln, addiert Lope die Summe Deiner Termine und zieht sie von Deiner Arbeitszeit ab. Damit uns kein Termin durch die Lappen geht, schaut Lope in den geräteeigenen Kalender Deines Smartphones. Du findest ihn bei den vorinstallierten Apps. Idealerweise verbindest ihn mit allen Einzelkalendern, die Du nutzt.
Damit das Ergebnis richtig ist, musst Du einige Dinge beachten: Du solltest auch Fahrzeiten und Mahlzeiten im Kalender eintragen oder dafür einen pauschalen Zeitwert in den Einstellungen eingeben, wenn diese immer ähnlich lang sind. Und Kalendereinträge, die lediglich Blocker für Deine Aufgabenbearbeitung sind, sollten ein Wort im Titel haben, an dem Lope erkennt, dass sie nicht abgezogen werden müssen, z.B. „Lope“ oder „Blocker“. Dieses Wort hinterlegst Du dann in den Einstellungen.
Ganztagestermine betrachtet Lope nicht als echte Termine, sondern als Erinnerungen. Ausgenommen sind Ganztagestermine, die ein oder mehrere Schlüsselworte im Titel haben, welche Du ebenfalls in den Einstellungen vergeben kannst, wie z.B. „Urlaub“, „Feiertag“ oder „frei“. Solche Tage zählt Lope nicht als Arbeitstag. Denselben Effekt kannst Du erzielen, indem Du an einem Tag einen Termin einträgst, der die gesamte Arbeitszeit des Tages abdeckt.
Damit Du Dein Profil nicht andauernd ändern musst, was unnötig viel Aufwand bedeuten würde, nimmst Du einfach Dein maximales Arbeitsprofil. Und trägst Dir dann in Deinem Kalender Termine ein, um Deine freie Zeit für die Bearbeitung der Aufgaben gezielt zu reduzieren. Diese Termine kannst Du jeden Tag oder jede Woche zu anderen Zeiten eintragen. Dafür kannst Du übrigens auch einen neuen Kalender verwenden, den keiner einsehen kann und den Du einfach ebenfalls mit dem geräteeigenen Kalender verbindest.
Damit Du überhaupt so richtig Aufgaben erledigen kannst, achte darauf, dass Du nicht zu viele Termine im Kalender hast. Deshalb zeigt Dir Lope in der Kopfzeile an, wie sich Dein Tag aufteilt in Termine und in Zeit, in der Du Aufgaben erledigen kannst. In den Einstellungen kannst Du festlegen, ab wieviel Stunden Du farblich davor gewarnt wirst, dass zu viele Termine auf Dich warten. Die Gesamtzeit Deiner Termine wird in diesen Fällen gelb oder rot angezeigt.
Aufgabenverwaltungen und Kalender dienen dazu, dass wir Aufgaben nicht vergessen. Der Unterschied? Aufgaben im Kalender wollen wir an einem bestimmten Tag und zu bestimmter Zeit machen. Aufgaben in der Aufgabenverwaltung machen wir dann, wenn sie dran sind oder sobald wir Zeit dafür haben. Da haben wir also einfach nur mehr Flexibilität. Du musst Dich immer für eine Kategorie von beiden entscheiden und darauf achten, dass Du eine Aufgabe nicht doppelt erfasst. Und Aufgaben, die nur an einem bestimmten Tag erledigt werden können, sind im Kalender besser aufgehoben.
Themen, die Du einfach nicht vergessen willst oder die erst weit in der Zukunft erledigt werden können, kannst Du entweder als Kalendereintrag im der Zukunft erfassen oder auf der Seite Memo im Lope eintragen. So vergisst Du nichts und stellst zugleich sicher, dass Dein echter Aufgabenvorrat so niedrig wie möglich ist.
Wenn sich die Wichtigkeit einer Aufgabe verändert, kannst Du sie komfortabel zwischen „Aufgaben“ und „Memo“ verschieben. Dafür musst Du ein Memo nach rechts wischen und das Feld „Aufgabe“ mit dem Pfeil nach unten drücken. Eine Aufgabe wischt Du ebenfalls nach rechts und klickst dann das Feld „Memo“ mit dem Pfeil nach unten.
Zeitschätzung ist in unserem Privat-Leben etwas ganz Normales. Wenn wir um 19 Uhr essen wollen, wissen wir, dass wir 30 Minuten früher mit dem Kochen beginnen müssen, damit die Spaghetti rechtzeitig fertig sind. Beim Sonntagsbraten fangen wir besser zwei Stunden früher an. Wir überlegen uns auch, wann wir losfahren müssen, um die Kinder rechtzeitig vom Bus abzuholen oder am Urlaubsort anzukommen. Zeitschätzung hilft uns nicht nur dabei, rechtzeitig anzufangen, um pünktlich fertig zu werden, sondern auch dabei, rechtzeitig vor dem nächsten Termin fertig zu werden, damit wir die Bearbeitung nicht unnötig unterbrechen müssen. Und dabei, alle Aufgaben zu addieren, um unsere Gesamtauslastung und die Reichweite unserer aktuellen Aufgaben zu kennen. Und ganz allgemein dabei, unser Vorgehen zu planen. Denn wir gehen unsere Aufgabe ganz unterschiedlich an, je nachdem wieviel Zeit wir zur Verfügung haben. Zeitschätzung ist also etwas ganz Natürliches und Wichtiges. Lope macht Dir vier verschiedene Vorschläge, aus denen Du wählen kannst. Das ist komfortabel und Du wirst merken, dass das völlig ausreichend ist.
Normale berufliche Aufgaben dauern etwa 7 bis 10 Minuten. Noch kürzere Aufgaben erledigen wir besser direkt, ohne sie überhaupt in Lope zu erfassen. Für längere Aufgaben kannst Du im Lope 30, 60 oder 120 Minuten wählen. Noch längere Aufgaben kannst Du nicht erfassen, weil sie dann für Dich nicht recht fassbar sind und du sie ein Stück weit vor dir herschieben wirst, bis Du ausreichend Zeit am Stück hast, um sie zu erledigen, oder bis Du Dir überlegt hast, wie Du sie konkret angehen willst. Lope hilft Dir mit Deinen längeren Aufgaben, indem Du Dich gleich am Anfang dafür entscheidest musst, die Aufgabe mit ausreichender Zeit im Kalender einzutragen oder sie weiter zu zerlegen und nur den ersten Schritt als Aufgabe im Lope zu erfassen. Hast Du ihn erledigt, stellst Du den nächsten Schritt als Aufgabe ein und machst dann so weiter, bis die Aufgabe komplett erledigt ist.
Projekte bestehen aus mehreren Aufgaben, die wir regelmäßig nacheinander erledigen. Wenn wir am Anfang des Projektes unser Vorgehen planen, haben wir oft mehrere Aufgaben im Kopf, die wir uns notieren wollen, um nichts zu vergessen. Und manchmal fallen uns später noch Schritte ein, die wir ergänzen wollen. Da wir im Lope immer nur die aktuelle Aufgabe als Aufgabe führen, um uns darauf zu konzentrieren, was aktuell relevant ist, kannst Du die nächsten Schritte Deines Projektes als Memos erfassen.
Lope unterscheidet nicht zwischen den verschiedenen Kategorien Deiner Aufgaben. Denn am Ende bist Du ein Mensch, der alle seine Aufgaben erledigen will und muss, egal ob sie Dein Hobby, Deine Familie oder Deine Arbeit betreffen. Möchtest Du Lope nur für bestimmte Bereiche Deines Lebens nutzen, kannst Du Dich einfach darauf beschränken, nur bestimmte Arten von Aufgaben zu erfassen.
Lope priorisiert nach Lean Prinzipien. Demnach erledigen wir die Aufgaben zuerst, die wir zuerst erhalten haben, damit sie weiterfließen können und wir von den Ergebnissen profitieren können. Das ist dasselbe Prinzip, wie die Reihenfolge an der Supermarktkasse. Zudem bevorzugen wir von Zeit zu Zeit kleinere Aufgaben, damit uns die Gesamtzahl aller Aufgaben nicht über den Kopf wachsen kann. Das bedeutet, je kleiner und älter Aufgaben sind, desto höher werden sie priorisiert.
Bei manchen unserer Aufgaben reicht es nicht, sie zu erledigen, sondern wir müssen das zu einem festen Termin tun. Sind wir später dran, versäumen wir etwas, verlieren Geld, jemand hakt nach oder ist sauer. Das wollen wir unbedingt vermeiden. Deshalb priorisieren wir sie etwas höher als andere Aufgaben. Und wenn wir die Aufgabe erstmals machen, dann wissen wir gar nicht so recht, was uns erwartet, weshalb wir früher anfangen sollten, um rechtzeitig fertig zu werden. Auch sie werden von Lope höher priorisiert. Achte unbedingt darauf, dass Du im Lope nur diejenigen Aufgaben mit einem festen Endtermin versiehst, bei denen jemand tatsächlich an einem bestimmten Tag das Ergebnis erwartet. Sonst schränkt das Deine Flexibilität unnötig ein. Lope priorisiert diese Aufgaben nicht nur höher, sondern zeigt sie Dir auch mit besonderen Symbolen an. Aufgaben mit festem Endtermin, die bald fällig sind, erkennst Du zudem an einem Warndreieck.
Wenn Dir Lope anzeigt, dass Du mehr Arbeit hast, als Du schaffen kannst, dann kannst Du Aufgaben löschen (weil Du sie jemandem anderes gegeben hast, weil sie nicht wichtig sind, weil Du sie abgesagt hast oder weil Du Dir dafür einen Termin im Kalender eingetragen hast). Oder Du arbeitest heute und die nächsten Tage länger als normal und erledigst weitere Aufgaben, so lange bis Deine Auslastung (d.h. die Reichweite der Aufgaben) wieder auf einem Niveau angelangt ist, mit dem Du Dich wohlfühlst.
Wann immer Du eine Aufgabe erledigt hast, musst Du Dich entscheiden, was Du als Nächstes tust. Damit Dir die Entscheidung leichter fällt, zeigt Dir Lope nur die drei Aufgaben mit der höchsten Priorität an. Wenn Du alle Aufgaben sehen willst, gehe über das Menü auf die Seite „Aufgaben“, die sich weiter unterteilt in offene und erledigte. Als Abkürzung kannst Du im Heute-Bildschirm unten auf die Reichweite klicken.
Du kannst eine Aufgabe anklicken und ihren Inhalt oder Dauer verändern. Wenn Du auf eine davon keine Lust hast, dann wischt Du sie einfach nach rechts weg und Klickst auf das Feld „Später“. Sie wird Dir dann in der nächsten Stunde nicht mehr angezeigt. Eine weitere Aufgabe rückt für sie nach. Wenn Du eine der angezeigten Aufgaben erledigt hast, wischt Du sie nach links weg und klickst auf das Feld „Erledigt“. Damit steigen die Zahl und Dauer an erledigten Aufgaben, die Dir ganz oben rechts angezeigt werden.
Damit Du immer auf einen Blick informiert bist, zeigt Dir Lope auch Deine nächsten Termine an. Und wie viel Zeit Du noch bis zum Start des nächsten Termins hast. Bis dahin zeigt Dir Lope nur diejenigen Aufgaben an, die Du schaffen kannst, ohne ihre Bearbeitung wegen des Termins zu unterbrechen.
Wenn Du sehen willst, wie viel Du in den letzten sieben Tagen geschafft hast und wie sich in dieser Zeit der Bestand Deiner Aufgaben entwickelt hat, kannst Du Auf der Seite „Erfolge“ nachschauen. Dort gibt es auch weitere Werte und die Möglichkeit, alternativ die letzten 14 oder 30 Tage anzusehen. Diese Informationen helfen Dir jeweils für die Zukunft, genügend Zeit für Deine Aufgaben zu berücksichtigen, Schwankungen und steigende Auslastung zu erkennen und damit Dein Leben insgesamt besser zu steuern.
Lope zeigt Dir alles auf einen Blick. Du bedienst es, indem Du neue Aufgaben anlegst oder als erledigt markierst. Immer wenn Du das tust, erzählt Dir Lope alles, was Du wissen musst. Jede zusätzliche Benachrichtigung würde Dich beim Arbeiten stören und zu Multitasking führen, das Dich Zeit kostet und Dir Stress bereitet. Deshalb erhältst Du von Lope keine Benachrichtigungen.
Du kannst Lope kostenfrei herunterladen und ausprobieren. Sobald Du die ersten 100 Aufgaben angelegt hast, fragt Dich Lope, ob Du die Premiumversion erwerben willst. Dann zahlst Du für die dauerhafte Nutzung einen einmaligen Betrag, der dafür verwendet wird, Lope und seine Funktionen weiterzuentwickeln.
Wenn Du sichergehen willst, dass Deine Daten nicht verloren gehen, sei es durch den Verlust oder den Wechsel des Gerätes, kannst Du alle Daten in der Cloud sichern. Die Funktion findest Du in den Einstellungen.
Du bist als Mensch Teil verschiedener Gruppen. Deine Herausforderung ist es, die Aufgaben aus allen Welten unter einen Hut zu bringen. Nutzt Du Lope als Teil einer Organisation, werden ihre Aufgaben dominant und Du wirst Deine anderen Aufgaben woanders führen. Dann hast Du keinen Überblick mehr. Außerdem verleitet die Verbindung mit anderen Menschen dazu, Dir ungefragt Aufgaben zu übertragen (Push). Damit verlierst Du die Kontrolle über Deine Aufgaben. Aus diesen Gründen kannst Du Lope nur alleine nutzen.
Lope ist die erste Aufgabenverwaltung, die nach Lean-Prinzipien arbeitet. Wenn Du Lope richtig nutzt, wirst Du Deine Auslastung steuern können und keine Aufgaben mehr auf den letzten Drücker erledigen. Du wirst weniger gestört, weil andere nachfragen, wann Du endlich fertig bist. Du fühlst Dich nicht mehr von der Anzahl aller Deiner Aufgaben erschlagen, sondern konzentrierst Dich auf die, die am wichtigsten sind, und arbeitest sie zügig ab. Weil Du Dich an Deiner Zeitplanung orientierst, wirst Du Dein Vorgehen gezielter steuern und Deine Aufgaben schneller abschließen als bisher. Und abends siehst Du auf einen Blick, was Du am Tag geschafft hast. Das gibt Dir ein tolles Gefühl. Wenn Du Lope nutzt, erledigst Du Deine Aufgaben so wie sie anfallen und gehst beschwingt durchs Leben.